Прописные истины ивента!

В этом разделе мы будем делиться своим опытом и знаниями. Нам очень хочется, что бы наши коллеги опытные и не очень, но именно те которые поставили для себя цель дарить людям эмоции радости и счастья поняли, как и мы, святую истину — праздник это тысячи мелочей связанных между собой и о них должны знать только мы. Мы, это те, кто в ответе за настроение людей каждую минуту нашей работы.

Eventоры страны, объединяйтесь.

Мир должен быть ещё прекрасней!

«Dress code персонала»     

       Часто замечаемая ошибка при проведении мероприятий это внешний вид персонала. Представьте себе тематическую вечеринку. И вот разбили случайно бокал или от количества конфетти скользят туфли, выплывает такая старушка в халатике, косынке с метлой и совком и три минуты шныряет по залу убирая последствия. Вид потрясающий. Теперь улыбаясь, перечислим личностей работающих на мероприятии. Административная группа это прежде всего люди подчеркивающие своим видом происходящее событие. «Низкий ход» обязателен.

       Видео и фото операторы это свободные художники и зачастую их внешний вид выражает эту сущность в ярких красках. Понять можно, художнику нужен простор и удобство, но если у Вас dress code “Black tea” или проводится “White party”, а вы им платите деньги, то приоритеты уже сами собой расставлены, требуйте! Проговорите, а в особых случаях и раздайте письменное указание по “Dress code” мероприятия. Техники, такие как осветители, светотехники, звукорежиссеры, которые меньше всего мелькают, но всё равно присутствуют в зале с гостями, также должны придерживаться норм. На одном мероприятии, посвященном магии, все наши работающие в зале осветители на пушках, были одеты в цилиндры и плащи черного цвета, а на спине была надпись “Маги света”. Просто и со вкусом. Но чаще советуем использовать вашу фирменную одежду неброского цвета с обязательным заветным словом на спине — “Service”. Техникам всегда нужно давать указание одежду брать с собой заранее, что бы ни ехали переодеваться, мыло и бритву тоже. Если вы любите своих клиентов, то вы это сделаете. И мы вообще не говорим о чистых руках и зубах, это норма жизни. Бывают разные случаи, поэтому советуем взять пару белых и черных рубашек и костюмов из гардеробной агентства, пусть будут. Теперь уборщики, электрики, сантехники которые могут появиться по причине проблем в месте проведения. Выдайте им так же пару фирменных курток и, кстати, мы часто практикуем своих уборщиков. Они вышколенные и знают, что и как делать. Теперь о действиях подвластных только силе притяжения — передвижение по залу. Этот ликбез нужно обязательно проводить перед мероприятием со всем персоналом и главной «рабочей лошадью» события -официантами. Забеги нужно пресекать в любых их проявлениях. Ходить по маршруту очень важно, вход один путь, выход другой. Их дефиле в залах разной конфигурации, выстраиваться по разному, но чаще всего правильно, когда по кругу и по часовой стрелке, и это придумано не нами. Даже стол нужно обходить в одном направлении, что бы человек запоминал и не пугался официанта, появляющегося неожиданно из-за плеча.

“Незримое око”

       Одно из главных качеств организатора в момент проведения самого мероприятия, это его зримое отсутствие. Заказчик должен знать что вы есть, так ему спокойней, но Вас не должно быть видно. Продумывать маршруты движения персонала нужно заранее, и составляйте эту географию не только на словах, но и на бумаге. Предоставьте всем приглашенным службам и артистам подробный план и не забудьте указать, где находится туалет и место для курения. Если есть возможность, пригласите их заранее на площадку, распишите гримерки. Не забудьте и про персонал постоянного базирования, который часто любит высунуть нос в зал, его нужно прищемить. Выделите для связи только одного ключевого менеджера, отвечающего за встречу и выход. Потрудитесь составить тайминг, пусть, даже если он будет приблизительный, но он будет и рассылать или раздавать его нужно заранее. Совет, обязательно пользуйтесь только скрытой радиосвязью. У вашего клиента должно сложиться впечатление, маленького волшебства, это когда для него, всё происходит само собой.

“Стоп кино или технические ляпы”

       Технические проблемы случаются на каждом втором мероприятии и без них праздник уже не праздник, ну, по крайней мере, многие об этом говорят!

Казус номер раз.

В нашем наблюдательном рейтинге, казус с видео и звуком один из самых долго живущих и идет под номером один. Чаще они случаются по банальным причинам, одна из них — не успели, другая — не проверили. Начнем с рабочего материала. Файлы, треки, сюжеты всё должно скидываться на компьютер и святая обязанность звуко и видеорежиссера прогнать их уже на настроенной, поставленной на свои места аппаратуре и когда всё случилось прогнать второй раз, обязательно уже после того как кабеля прикрепят намертво. Прятать, приклеить скотчем, накрывать и в конце концов драпировать кабеля нужно всегда, это минимум необходимо для интерьера и максимум для безопасности.

Теперь видео материалы, записанные на дисках, должна постичь такая же участь. Бывает, что нужно работать именно с DVD проигрывателя. Потрудитесь прогнать полностью каждый сюжет и видео ролик именно на той аппаратуре, которая будет трудиться в этот день. И не ради рекламы, а ради святого настроения ваших клиентов, если вы работаете с компьютера, то только с MAC. Продолжаем… Выбирайте место для работы звукорежиссёра с учетом позиции насколько можно дальше от гостей, и, разумеется, не в ущерб качеству. Запрещайте пить напитки возле аппаратуры и по мере возможности огораживайте её. Совсем недавно мы наблюдали, как сожгли треть каналов на пульте стоимостью 100 000 евро, всего-навсего опрокинув бокал шампанского. На природе обязательно заземлите всю аппаратуру дважды и потрудитесь самое ценное закрыть целлофаном и тканью, даже если на небе нет ни облачка. Не стоит только накрывать осветительные приборы. :) Мы пишем об этом, хотя это прямая обязанность технических служб, а они бывают разные. Никто из Вас никогда не видел опущенный микрофон в бокал с пивом, а нам довелось. Абсолютно нормальным является присутствие запасных микрофонов и лишняя пачка батареек.

Казус номер два.

       Здесь сила природы не причем, а причем чистая физика. Расчет мощности электропотребления нужен всегда. Поставьте себе за правило уделять этому особое внимание и проверять даже своих собственных работников. Не важно, какое мероприятие, в центре города или в чистом поле. Мы не раз наблюдали, как замечательные идеи праздников замирали из-за обычного отключения электроэнергии или сгоревших кабелей и предохранителей. В бюджете пункт “электрогенератор” ставить рядом с пунктом своих кровно заработанных денег и отстаивать его ценой испорченного настроения. Этот пункт касается любого мероприятия, особенно презентаций и свадеб. Если Ваш клиент уперся и не хочет слышать о лишних пятистах долларах в бюджете, распишите всю раскладку по потреблению энергии в пиковой мощности покажите ему и попросите расписаться под этим чтивом в двух экземплярах. И обязательно допишите фразу, — “ответственности не несем”. Поверти, помогает! И раз мы коснулись темы генераторов, то, не отходя, добавим основные пункты их использования. Мы с вами рассчитали мощность и допустим даже генератор есть собственный, то есть местный. Попросите его запустить при Вас за несколько дней до мероприятия, поинтересуйтесь, что там есть топливо и его не заклинит из-за отсутствия масла. Если вы работаете на природе, то установить его нужно как минимум на пригорке и подальше от места проведения. И помните лишние 100 метров кабеля никогда не помещают. Проверти розу ветров, иначе рискуете освятить мирным выхлопом двигателя вкуснейший шашлык, который потом и собаки не смогут кушать.

«Цыгане-медведи или 40 градусов в крови»

        Сколько раз мы слышали от руководителей компаний о том, как они бояться лишнего выпитого алкоголя на своих мероприятиях. Мы их понимаем. Ну что же делать, если наши люди так умеют и хотят гулять. Криком — «русские люди непобедимы», в Москве заканчивался не один наш праздник. Запретить пить совсем — нельзя, ограничить количество — возможно, но эти способы чаще всего не помогают. Всё равно найдут и выпьют! :) Мы разными путями пытались урегулировать этот процесс, пока действительно не придумали свой собственный метод и с ним несколько маневров борьбы за трезвость. Нам помогло случайное знакомство и прекрасная беседа с одним высококлассным поваром, в результате которой сейчас мы и делимся с Вами нашим ноу-хау! И так… на большом мероприятии в честь Нового года, на котором шеф и грузчик сидели в одном зале, при входе, девушки в национальных костюмах предлагали отведать напиток в небольших стаканчиках. Подача была разработана таким образом, что отказаться попробовать было не в силах. Со словами «для аппетита или полезные целебные свойства» этот напиток разлетался со скоростью мысли. Он действительно был очень вкусен. Там было налито, что-то вроде теплого супа, а результатом эксперимента стала выделенная нам на следующий день премия от президента компании. Секрет был прост, в любой кухни мира есть блюда являющиеся абсорбентом алкоголя, используя одно из них, с некоторым изменением, мы просто сильно замедлили процесс опьянения. Праздник удался на славу, а что мы налили в эти стаканы, говорить не будем, мы уже намекнули, разработайте свой собственный рецепт, это не сложно, и вдобавок это сделает Вам только честь!

       Теперь о маневрах. Режиссура и постановка на празднике может и должна включать в себя, движения гостей в разных направлениях, к примеру, в определенное время люди ходят курить, неким действием можно задержать гостей в этом месте, предположим на улице. Это может быть постановочное действие или выступление артиста. Когда люди ходят и дышат кислородом, а не сидят на месте, это отрезвляет. Отвлекать гостей от стола нужно, прекрасный момент для этого смена блюд. Уведите их из зала, создайте почву для иного действия в другом месте! Кстати для красного словца, смена блюд, это тоже время для шоу, diner-show .

“Не много о туалетах”.

       Да господа, щепетильный вопрос больших праздников. Говорить не нужно что проверять персонал их должен каждые пятнадцать минут! Украшать туалет обязательно, но без фанатизма. Немного блеска на пол, свечей. Лед в писсуарах очень эстетично выглядит, особенно если воду перед заморозкой подкрасить в синий, зеленый, красный цвет. Установите не хватающей там аромо системы, не забудете что запахи вишни или других фруктов будут нелишними. Даже если вы выберете бумагу веселой раскраски, это заставит улыбнуться любого. Когда то в туалет одного ночного клуба мы установили динамический свет и зеркальный шар. Представьте какое удивление испытывал народ, попадая в такой диссонанс. Фантазируйте всегда и помните, улыбка клиента, дорого стоит!

Успехов Вашему бизнесу!